In 2025, the Rhine Ruhr Metropolitan Region will welcome around 10.000 athletes from about 170 countries. The FISU World University Games are one of the world’s biggest multi-sport events and represent the Olympic Games for students during their academic careers.

Sports meets science

The innovative and participatory concept allows the topics of sustainability, education and culture to meet sports and science. There is potential in here.

We meet you

Together with you we want to use the potential of this multi-sport event and plan and set up a thrilling sports event. Let’s set a milestone in German sports history. Become part of the Local Organizing Committee (LOC) on the common journey to the World University Games and organize and execute unforgettable Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games together with us.

To strengthen our team we are looking for the next possible date for a

IT Administrator and Business Application Manager (w/m/d)

In the implementing company of the Rhine Ruhr 2025 FISU World University Games

Full-time / 40 hours per week / fixed-term contract until summer 2026

This position is part of the LOC’s Technology & IT department. As a member of the Hardware & Infrastructure team, you will be responsible for the analysis, planning and implementation of hardware and software. You are the contact person for service providers, technical partners and employees for the provision, application and troubleshooting of all IT systems and thus contribute to the successful implementation of the event.

We would entrust you with the fulfilment of these tasks:

Responsibilities of the IT administrator:

  • Monitor and maintain networks and servers.
  • Upgrading, installing and configuring new hardware and software to meet business objectives.
  • Implementing security protocols and procedures to prevent potential threats.
  • Set up user accounts and implement access controls.
  • Perform diagnostic testing and troubleshooting procedures to optimise computer systems.
  • Documenting processes and backing up and archiving data.
  • Develop data retrieval and recovery procedures.
  • Design and implement efficient end-user feedback and error reporting systems.
  • Supervise and guide IT department staff and provide IT support.
  • Maintaining currency of progress and best practice in IT management.

Responsibilities of the Business Application Manager:

  • Manage a portfolio of applications and related projects.
  • Identify opportunities for application optimisation, redesign or process improvement – focusing on collaboration systems and internal tools.
  • Provide cross-application administrative support as required.
  • Work with business stakeholders, vendors and IT management to develop a strategic vision for new and supported applications and create system plans and business processes.
  • Address the various needs, concerns and expectations of stakeholders in planning and executing projects, meeting project requirements and creating project deliverables.
  • Balance competing project constraints including but not limited to scope, quality, schedule, budget, resources and risks to meet the needs of individual users/customers.
  • Build a strong technical culture around our business systems with a focus on technical excellence, rapid iteration, high security and smooth user experiences.
  • Manage outsourcing and software contracts for application maintenance; implement and monitor standards for scope management, financial management and Service Level Agreements (SLA), ensure compliance to mitigate risk, increase service/business impact and reduce costs.

It would be great if you have these skills & knowledge:

  • University of Applied Sciences degree in disciplines such as Computer Science, Business Information Systems or comparable degree.
  • At least 2-3 years of experience in IT administration and/or as an application manager
  • Well-structured, conceptual and networked thinking. Distinct hands on mentality
  • Systematic and solution-oriented way of working
  • Sensitivity to the needs of the participants
  • Persuasiveness, assertiveness and organisational skills
  • A high degree of flexibility and an obliging manner

We are a young & growing organisation in the heart of the Rhine Ruhr Innovation Hub. As one of the first people in the LOC, you will play a leading role in the successful planning and implementation of the games. You will be the basic bricklayer and knowledge carrier for many new colleagues. This is a unique opportunity that only we have in the german sports landscape!

Besides a unique team & great emotions, we offer:

  • A varied & exciting job with room for creative ideas and your own creative freedom
  • A dynamic & growing environment with an open & diverse corporate culture
  • Short decision-making processes with teamwork at eye level
  • Performance-related remuneration based on TV L with a special annual payment
  • Flexible working hours with the possibility for mobile work
  • 30 days of vacation per year
  • A VRR ÖPNV ticket
  • Modern office equipment adapted to the needs of a planning team for a major sports event
  • The job is rated at pay group 11 TV L if the personal requirements are met.

We are more than just an ordinary major sporting event. That’s why we want you in your uniqueness, just as you are, with all your facets. With us, everyone can be who they want to be and who they are.

We welcome every application, regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion, disability, age, sexual orientation and identity. Applications from people with disabilities will be given special consideration if they are equally qualified. As an implementing agency, we strive to specifically promote women for management positions. Therefore, women are strongly encouraged to apply.

Are you interested?

Then we should get to know each other! Please send us your application documents (CV & references) stating your earliest possible starting date & your salary expectations by weekday 05 December 2022 at the latest to bewerbung@rhineruhr2025.com (maximum file size 5 MB). If you have any technical or organisational queries, you can also contact us by e-mail.

Please note that confidentiality risks and unauthorised access by third parties cannot be ruled out when communicating by unencrypted e-mail.

(In German)

Die Metropolregion Rhein Ruhr begrüßt im Jahre 2025 rund 10.000 Athlet:innen aus etwa 170 Ländern. Die FISU World University Games sind eine der weltweit größten Multisportveranstaltungen und stellen die Olympischen Spiele für Student:innen während der akademischen Laufbahn dar.

Sports meets science

Das innovative und partizipative Konzept lässt die Themenfelder Nachhaltigkeit, Bildung und Kultur auf Sport und Wissenschaft treffen. Hier steckt Potenzial drin.

We meet you

Gemeinsam mit Dir wollen wir das Potenzial dieses Multisportevents nutzen & ein mitreißendes Sportevent planen und auf die Beine stellen. Lass uns einen Meilenstein in der deutschen Sportgeschichte setzen. Werde Teil des Local Organizing Committees (LOC) auf der gemeinsamen Reise zu den World University Games und organisiere und führe mit uns zusammen unvergessliche Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games durch.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

IT Administrator and Business Application Manager (w/m/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine Ruhr 2025 FISU World University Games Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Sommer 2026

Diese Position ist im Bereich Technik & IT des LOCs angesiedelt. Als Mitarbeiter:in des Teams Hardware & Infrastructure bist Du maßgeblich für die Analyse, Planung und Implementation von Hard- und Software verantwortlich. Du bist Kontaktperson für Dienstleister, technische Partner und Mitarbeiter:innen für die Bereitstellung, Anwendung und Fehlerbehebungen aller IT-Systeme und trägst so zur erfolgreichen Umsetzung des Events bei.

Mit der Erfüllung dieser Aufgaben würden wir Dich insbesondere betrauen:

Verantwortlichkeiten des IT-Administrators:

  • Fachliche & organisatorische Leitung von Teil-Projekten wie
    • Überwachung und Wartung von Netzwerken und Servern
    • Aufrüsten, Installieren und Konfigurieren neuer Hard- und Software
    • Implementierung von Sicherheitsprotokollen und -verfahren
    • Einrichten von Benutzerkonten und Durchführung von Zugangskontrollen.
    • Durchführung von Diagnosetests und Fehlerbehebungsverfahren zur Optimierung von Computersystemen.
    • Dokumentieren von Prozessen sowie Sichern und Archivieren von Daten.
    • Entwicklung von Verfahren zur Datenabfrage und -wiederherstellung
  • Budgetplanung und -kontrolle für Teilprojekte
  • Kontaktperson für die gesamte IT-Abteilung sowie Bereitstellung von IT-Support.
  • Entwurf und Implementierung effizienter Endbenutzer-Feedback- und Fehlermeldesysteme.
  • Aufgreifen & aktive Umsetzung aktueller Trends in den Berufsalltag im Themenfeld der IT-Verwaltung

Verantwortlichkeiten des Business Application Manager:

  • Fachliche & organisatorische Leitung von Teil-Projekten wie
    • Verwaltung eines Anwendungsportfolios und der damit verbundenen Projekte
    • Aufbau einer technischen Infrastruktur rund um die Geschäftssysteme mit Schwerpunkt auf technischer Exzellenz, schneller Iteration, hoher Sicherheit und reibungslosem Betrieb
    • Identifizierung von Möglichkeiten zur Anwendungsoptimierung, Neugestaltung oder Prozessverbesserung – mit Schwerpunkt auf Systemen zur Zusammenarbeit und internen Tools
    • Bereitstellung von anwendungsübergreifendem administrativem Support nach Bedarf
  • Budgetplanung und -kontrolle für Teilprojekte
  • Entwicklung einer IT-Strategie in Abstimmung mit der Geschäftsführung und externen Expert:innen, insbesondere im Hinblick auf Applikationen und Anwendungssystemen
  • Verwaltung von Outsourcing- und Softwareverträgen für die Anwendungswartung und Implementierung.
  • Überwachung der Einhaltung von unterschiedlichen Standards (Service Level Agreements (SLA), Finanzstandards, sowie Einhaltung interner Regelungen, inklusive Monitoring der Kosten)

Es wäre überragend, wenn du diese Fähigkeiten & Kenntnisse mitbringst:

  • Fachhochschulabschluss in Disziplinen wie Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbarer Abschluss
  • Relevante Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) in der IT-Administration und/oder als Anwendungsmanager
  • Kommunikationsgeschick (auch in englischer Sprache)
  • Routine in der Informationsverbreitung und Organisation
  • Gut strukturiertes, konzeptionelles und vernetztes Denken. Ausgeprägte Hands On Mentalität
  • Systematische und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Sensibilität für die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen
  • Überzeugungsstärke, Durchsetzungsvermögen & Organisationsgeschick
  • Hohes Maß an Flexibilität und verbindliches Auftreten
  • Kommunikationsgeschick (auch in englischer Sprache)

Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhine Ruhr. Als einer der ersten Personen im LOC wirst du eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen. Du wirst Grundbausteinleger:in und Wissensträger:in für viele neue Kolleg:innen. Eine einzigartige Möglichkeit, die es so in der deutschen Sportlandschaft nur bei uns gibt!

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum
  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & diversen Unternehmenskultur
  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe
  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit
  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
  • Ein VRR ÖPNV-Ticket
  • Eine moderne Büroausstattung, die sich an die Bedürfnisse eines Planungsteams einer Sportgroßveranstaltung anpasst

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 11 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kann jede/r/s sein, wie er/sie/es möchte und wie er/sie/es ist.

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?

Dann sollten wir uns kennenlernen! Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Arbeitszeugnisse) unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins & Deiner Gehaltsvorstellung bis spätestens Montag, den 05. Dezember 2022 an bewerbung@rhineruhr2025.com (maximale Dateigröße 5 MB). Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns ebenso per E-Mail.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.

To apply for this job email your details to bewerbung@rhineruhr2025.com