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Düsseldorf

Manager:in Akkreditierung (m/w/d)

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Committees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.

SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athlet:innen und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands‚ in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 

Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Manager:in Akkreditierung (m/w/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine Ruhr 2025 FISU World University Games Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025.

Die Position ist im Bereich Technology angesiedelt. Als erfahrene:r Manager:in Akkreditierung (m/w/d) (Kundenbetreuung) bist Du vor allem für die Unterstützung der leitenden Akkreditierungsmanagerin an der Planung und Einführung der Registrierung aller Kundengruppen auf der Online-Plattform verantwortlich.

Von Anfang an wirst Du enge Arbeitsbeziehungen intern zu anderen Funktionsbereichen und extern zu Kund:innen, Interessengruppen und Partnern aufbauen. Eine der wichtigsten Aufgaben in dieser Position ist die Schulung interner und externer Mitarbeiter:innen in Bezug auf die verwendete Registrierungsplattform sowie die Konzeption und Durchführung von Handbüchern und Workshops.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in deinem Bereich:

  • Management der Planung, Entwicklung und Durchführung eines Akkreditierungsprozesses für Mitarbeiter, Delegationen, Gäste und andere Kundengruppen

  • Entwicklung der Akkreditierungsmatrix und korrekte Definition von Funktionen und Zuweisung von Rechten

  • Management des End-to-End-Akkreditierungsprozesses für Spielteilnehmer sowie Unterstützung der Konfiguration des Akkreditierungssystems und der erforderlichen Tests

  • Enge Zusammenarbeit mit der FISU bei der Festlegung von Prozessen und Zeitplänen für internationale Kundengruppen

  • Direkte Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung eines effizienten Kommunikationskanals

  • Entwicklung von Registrierungsverfahren, Antragsformularen, Handbüchern und zugehörigen Dokumenten

  • Verwaltung des Akkreditierungsflusses im Bereich des Welcome Centers und enge Zusammenarbeit mit anderen Funktionsbereichen, um eine reibungslose Ankunftszeit zu ermöglichen

  • Schulung und Führung eines Teams von Junior Manager:innen

  • Erbringung eines erstklassigen Kunden Services während der Arrivals zu Beginn der Games

  • Lösung von Problemen während der Games in einer ruhigen und zugänglichen Art und Weise

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

  • Hochschulabschluss in Sportmanagement, Veranstaltungsmanagement, IT, Datenmanagement oder vergleichbare Qualifikation

  • Ausgeprägte Fähigkeiten in der Datenbankverwaltung

  • Freundlich und zuvorkommend mit der Fähigkeit Prioritäten bei der Arbeitsbelastung zu setzen

  • Ein Auge für Details

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

  • Sehr gute Kenntnisse im Bereich Microsoft Office, insbesondere Microsoft Excel

  • Fließende Englischkenntnisse, Deutschkenntnisse sind wünschenswert sowie weitere Fremdsprachen

  • Fähigkeit, in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu arbeiten und mehrere Aufgaben und Fristen zu bewältigen

Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein- Ruhr. Du wirst im OC eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum

  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & vielfältigen Unternehmenskultur

  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe

  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung

  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit

  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

  • Eine moderne Büroausstattung, die sich an die Bedürfnisse eines Planungsteams einer Sportgroßveranstaltung anpasst

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 11 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kannst Du so sein, wie Du bist!

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?

Dann sollten wir uns kennenlernen! Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 25.04.2024 an bewerbung@rhineruhr2025.com (maximale Dateigröße 5 MB). Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns ebenso per E-Mail.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.