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Düsseldorf

Manager:in ITO/NTO Services (m/w/d)

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Commitees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.

SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athlet:innen und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands‚ in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 

Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01. August 2024 eine/n

Manager:in ITO/NTO Services (m/w/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025

Die 2025 World University Games werden eine Vielzahl an internationalen und nationalen Offiziellen anziehen, die bei 19 Sportarten in den verschiedenen Wettkämpfen beteiligt sein werden. Die Fachabteilung (FA) Sport ist dafür verantwortlich, diese Offiziellen zu ernennen. Nach ihrer Ernennung ist jedoch der Bereich International Services zuständig für den Kontakt zu den Offiziellen.

NTO steht für National Technical Official / ITO steht für International Technical Official.

Der/die Manager:in ITO/NTO Services ist verantwortlich für das Koordinieren von Unterstützungsdiensten, welche die Offiziellen während der Spiele unterstützen.

Der/die Manager:in ITO/NTO Services ist direkt dem Team Lead International Services unterstellt. Die Stelle wird in Vollzeit im Büro des OC in Düsseldorf ausgeführt.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:

  • Erfüllung von Aufgaben im Zusammenhang mit Diensten für die ernannten Internationalen und Nationalen Offiziellen und wie sie im Projektplan dargelegt sind

  • Erstellung einer Übersicht über die Client Journey der Offiziellen von der Ankunft bis zur Abreise, Entwicklung von Prozessen für diese Client Journey und Zusammenarbeit mit relevanten Fachabteilungen, um einen reibungslosen Ablauf der Spiele für alle Offiziellen zu gewährleisten

  • Erstellung von Policies, Richtlinien und Verfahren für ernannte Offizielle

  • Schnelle und effiziente Kommunikation mit den Offiziellen und Versorgung mit Informationen ab dem Punkt ihrer Ernennung bis nach den Spielen. Dazu Erstellung eines Plans, welche Informationen wann mittels elektronischer Newsletter zur Verfügung gestellt werden müssen

  • Beantwortung von Fragen der Offiziellen

  • Erstellung einer Offiziellen-Datenbank in Zusammenarbeit mit Mitarbeiter:innen der FA Sport

  • Koordinierung die Reiseanforderungen von ITOs in Zusammenarbeit mit beauftragten Reiseunternehmen

  • Erstellung eines Welcome Guides für ITOs/NTOs

  • Erstellung eines Service-Level-Plans für ITOs/NTOs, der während der Spiele umgesetzt wird

  • Koordinierung des Budgets für ITOs/NTOs in Bezug auf Reisekosten und Tagespauschalen

  • Zusammenarbeit mit dem/der Manager:in Travel Services und Koordinierung der Visabriefe sowie Kommunikation mit relevanten ITOs

  • Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen, die im Zusammenhang mit ITO-Reisen, -Uniform, -Akkreditierung und -Unterbringung stehen

  • Zusammenarbeit mit den Venue Manager:innen, um die Bedarfe der Technical Official Lounges an jeder Sportstätte umzusetzen

  • Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen, um Aufgaben im Zusammenhang mit ITOs/NTOs während der Spiele zu erledigen

  • Andere Aufgaben, die für diese Position relevant sind

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

  • Abschluss in einem relevanten Bereich, wie bspw. Sportmanagement, Eventmanagement oder vergleichbar

  • Vorerfahrung im Umgang mit Offiziellen im Sportkontext

  • Vorerfahrung in der Zusammenarbeit verschiedener Fachabteilungen bei einer Sportgroßveranstaltung und wie sie gemeinsame Ziele erreichen

  • Bewusstsein für Kulturen und Weltgeschehen

  • Motivation, um sicherzustellen, dass die Offiziellen bei den Spielen eine tolle Zeit haben

  • Ein hohes Maß an Flexibilität und Eigeninitiative

  • Lösungsorientiertes Handeln

  • Ausgezeichnete Kommunikations- und Vermittlungsfähigkeiten

  • Ausgezeichnete Englischkenntnisse

Weitere Informationen

Die Position hat Führungsverantwortung für ein weiteres Teammitglied

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum

  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & vielfältigen Unternehmenskultur

  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe

  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung

  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit

  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

  • Eine moderne Büroausstattung, die sich an die Bedürfnisse eines Planungsteams einer Sportgroßveranstaltung anpasst

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 10 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kannst Du so sein, wie Du bist!

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?
Dann sollten wir uns kennenlernen!

Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 23.06.2024 an bewerbung@rhineruhr2025.com (maximale Dateigröße 5 MB). Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns ebenso per E-Mail.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.