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Düsseldorf

Manager:in Attachés (m/w/d)

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Commitees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.

SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athlet:innen und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands‚ in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 

Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01. August 2024 eine/n

Manager:in Attaché (m/w/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025

Die Fachabteilung (FA) Delegation Services ist die Hauptschnittstelle für alle Delegationen, die an den Spiele teilnehmen werden. Die FA FISU Relations ist Hauptkontaktpunkt für die FISU und die FISU Family. Der/die Attaché Manager:in (m/w/d) ist verantwortlich für die Koordinierung der Attachés, die diese Zielgruppen unterstützen werden.

Für jede an den Spielen teilnehmende Delegation sowie für wichtige Mitgliedern der FISU Family werden Attachés ernannt. Attachés unterstützen diese Gruppen durch ihr Wissen über die Region, Informationen über die Spiele und durch ihre Sprachfähigkeiten & Übersetzung. Attachés sind Personen, die eine Verbindung zwischen ihrer Delegation / ihrem FISU Family Mitglied und dem Organisationskomitee (OC) schaffen.

Der/die Attaché Manager:in (m/w/d) wird mit anderen Mitarbeiter:innen im Bereich Delegation Services und FISU Relations zusammenarbeiten, ist aber direkt dem Team Lead International Services unterstellt. Die Stelle wird in Vollzeit im Büro des OC in Düsseldorf ausgeführt.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:

  • Entwicklung und Verwaltung des Attaché-Plans für die Delegationen und Mitglieder der FISU Family, die bei den Spielen anwesend sind, und Sicherstellung, dass Mindestanforderungen erfüllt sind

  • Gemeinsam mit dem Language Services Manager Kontaktaufnahme mit Sprachkursanbietern, um Attachés aus den Reihen ihrer Kursteilnehmer:innen zu rekrutieren

  • Entwicklung von Richtlinien, Policies und Verfahren für Attachés

  • Gemeinsam mit der FA Volunteers Koordinierung der Rekrutierung und Einarbeitung der Attachés, inkl. Interviewen, Einführen und Trainieren der Attachés

  • Vorbereitung von Materialien für Einführung, Training und Unterstützung der Attachés

  • Verwaltung des Prozesses der Zuteilung von Attachés zu den Delegationen und FISU Family Mitgliedern

  • Zusammenstellung eines Attaché Support Teams, das hinter den Kulissen Attachés mit relevanten Informationen versorgt und sie unterstützt

  • Erstellung von Einsatzplänen und Verwaltung dieser während der Spielzeit

  • Koordinierung der Bewegungen der Attachés während der Spielzeit und Sicherstellung des Wohlergehens

  • Koordinieung der Attachés während anderen wichtigen Veranstaltungen im Vorlauf der Spiele, wie beispielsweise dem Head of Delegation Spring Meeting, pre-Games Delegationsbesuche und anderen relevanten Treffen

  • Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen (besonders der FA Volunteers), um Aufgaben im Zusammenhang mit den Attachés zu erledigen

  • Andere Aufgaben, die für die Position relevant sind

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

  • Abschluss im Bereich Sport-/Veranstaltungsmanagement, Volunteer Management oder in einem verwandten Bereich

  • Praktische Erfahrung im Umgang mit Volunteers und/oder Attachés, im Bereich Internationale Beziehungen oder im Personalwesen

  • Vorerfahrung in der Freiwilligenarbeit bei einer Sportgroßveranstaltung

  • Vorerfahrung in der Zusammenarbeit verschiedener Fachabteilungen bei einer Sportgroßveranstaltung und wie sie gemeinsame Ziele erreichen

  • Bewusstsein für Kulturen und Weltgeschehen

  • Motivation, um sicherzustellen, dass die Delegationen und Mitglieder der FISU Familie eine großartige Erfahrung haben

  • Ein hohes Maß an Flexibilität und Eigeninitiative

  • Lösungsorientiertes Handeln

  • Ausgezeichnete Kommunikations- und Vermittlungsfähigkeiten

  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Weitere Informationen

Die Position hat Führungsverantwortung für ein weiteres Teammitglied und wird während der Spielzeit eine Vielzahl von Freiwilligenteams und/oder Dienstleistern im Bereich Attachés koordinieren.

Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein- Ruhr. Du wirst im OC  eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum

  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & vielfältigen Unternehmenskultur

  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe

  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung

  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit

  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

  • Eine moderne Büroausstattung, die sich an die Bedürfnisse eines Planungsteams einer Sportgroßveranstaltung anpasst

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 10 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kannst Du so sein, wie Du bist!

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?
Dann sollten wir uns kennenlernen!

Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 23.06.2024 an bewerbung@rhineruhr2025.com (maximale Dateigröße 5 MB). Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns ebenso per E-Mail.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.