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Düsseldorf

Manager:in Protocol (m/w/d)

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Commitees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.

SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athlet:innen und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands‚ in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 

Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Manager:in Protocol (m/w/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025

Die Functional Area (FA) Protocol ist für Protokollfragen zuständig, die sich auf Schlüsselaspekte der Spiele beziehen. Die FA fällt in den Bereich International Services. Der:Die Manager:in Protokoll verwaltet die FA, welche die Koordination der Protokolldienste für die Veranstaltungsorte, die Protokollanforderungen für Zeremonien, VIP-Hospitality-Dienstleistungen, Einladungen, das Protokoll in Bezug auf die Teilnahme des Landes, die Länderflaggen sowie die FISU-Hymne und das Emblem.

Die Position berichtet direkt an den Teamleiter für International Services und ist in Vollzeit in Düsseldorf angesiedelt.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:

  • Entwicklung eines umfassenden Kalenders für protokollarische Veranstaltungen und Aktivitäten sowie Verwaltung der damit verbundenen Aufgaben

  • Verantwortung für die Betreuung der VIP-Hospitalitätsbereiche an den Veranstaltungsorten, einschließlich Layout, Ausstattung, Personaleinsatz und angebotener Dienstleistungen in diesen VIP-Bereichen

  • Leitung des Einladungsprozesses für wichtige Kunden- und Interessengruppen der Spiele, einschließlich Versand von Einladungen und Verfolgung der Antworten

  • Umsetzung eines effizienten Flaggenmanagements, einschließlich Beschaffung, Bewegung und Pflege aller mit den Spielen verbundenen Flaggen

  • Organisation der Bereitstellung relevanter Diplome an entsprechende Kundengruppen für ihre Teilnahme an den Spielen

  • Zusammenarbeit mit dem Funktionsbereich für Stakeholder-Management bei der Einrichtung eines Geschenkaustauschprozesses und Richtlinien, um sicherzustellen, dass dieser Prozess effektiv umgesetzt wird

  • Verwaltung der VIP-Listen zwischen der FISU-Familie und dem OC in Zusammenarbeit mit den Funktionsbereichen für Stakeholder-Management und FISU-Beziehungen

  • Organisation von offiziellen Delegationsbegrüßungszeremonien in Zusammenarbeit mit dem Delegationsdienstteam, bei denen einzelne Delegationen zu den Spielen und in die Region Rhein-Ruhr willkommen geheißen werden

  • Entwicklung von Zeitplänen für VIP-Teilnahmen an Medaillenzeremonien in Zusammenarbeit mit dem Funktionsbereich für Medaillenzeremonien

  • Sicherstellung, dass relevante VIP-Sitzplatzpläne in allen Veranstaltungsorten berücksichtigt werden, durch Zusammenarbeit mit dem Funktionsbereich für Ticketing

  • Kommunikation mit Dienstleistern

  • Übernahme relevanter administrativer Aufgaben, einschließlich der Verwaltung des Projektplans des Protokoll-FA

  • Zusammenarbeit mit anderen Funktionsbereichen zur Erfüllung von Aufgaben im Zusammenhang mit protokollarischen Veranstaltungen und Aktivitäten

  • Durchführung weiterer Aufgaben, die als relevant für das Niveau der Position erachtet werden

Sonstige Angaben 

  • Diese Position leitet weitere Personen an

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

  • Abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement, Internationale Beziehungen oder vergleichbar

  • Erfahrung in der Arbeit im Bereich Protokoll- oder VIP-Stakeholder-Management im Event-Umfeld

  • Verständnis für die Komplexität der Anforderungen der verschiedenen Stufen des VIP-Status

  • Verständnis der Funktionsweise und Interaktion verschiedener Abteilungen einer Multisport-Event-Umgebung, um gemeinsame Ziele zu erreichen

  • Kulturelle und globale Sensibilität

  • Hohes Maß an Flexibilität und Hands-On-Mentalität

  • Lösungsorientiertes Arbeiten auch bei Herausforderungen

  • Ausgezeichnete Kommunikations- und Mediationsfähigkeiten

  • Sehr gute Englischkenntnisse

Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein- Ruhr. Du wirst im OC  eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum

  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & vielfältigen Unternehmenskultur

  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe

  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung

  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit

  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

  • Eine moderne Büroausstattung, die sich an die Bedürfnisse eines Planungsteams einer Sportgroßveranstaltung anpasst

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 11 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir Dich in Deiner Einzigartigkeit, so wie Du bist, mit allen Deinen Facetten. Bei uns kannst Du so sein, wie Du bist!

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?
Dann sollten wir uns kennenlernen!

Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 07.06.2024 an bewerbung@rhineruhr2025.com (maximale Dateigröße 5 MB). Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns ebenso per E-Mail.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.